CURADORIA DE ARQUIVOS DIGITAIS
Em um mundo onde a quantidade de informações disponíveis é imensa e crescente, a curadoria digital desempenha um papel fundamental na filtragem e interpretação desse conteúdo, ajudando os usuários a encontrar as informações mais pertinentes e úteis para suas necessidades específicas.
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A curadoria de arquivos digitais é uma prática essencial na gestão eficiente e organizada de documentos eletrônicos. Ela envolve a seleção, organização, preservação e disponibilização de conteúdo digital de forma estratégica e planejada. O objetivo principal da curadoria de arquivos digitais é garantir que as informações sejam facilmente acessíveis, seguras e úteis para os usuários, tanto no presente quanto no futuro.
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Para realizar a curadoria de arquivos digitais, é necessário adotar uma série de procedimentos e técnicas. Isso inclui a definição de critérios para a seleção e classificação dos documentos, a implementação de sistemas de gestão de documentos eletrônicos (GED) e a aplicação de políticas de segurança da informação. Além disso, é importante monitorar constantemente o estado dos arquivos digitais, garantindo sua integridade e confiabilidade ao longo do tempo.
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Um dos aspectos-chave da curadoria de arquivos digitais é a organização dos documentos de acordo com padrões e metadados predefinidos. Isso facilita a busca e recuperação de informações, permitindo que os usuários encontrem rapidamente o que precisam, mesmo em grandes volumes de dados. Além disso, a curadoria de arquivos digitais também envolve a preservação a longo prazo dos documentos, garantindo que permaneçam acessíveis e legíveis mesmo após muitos anos.
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Evolução digital de documentos
Acompanhar a transformação digital hoje é essencial para permanecer competitivo e inovador. A evolução tecnológica molda a forma como fazemos negócios, interagimos e atendemos clientes. Ignorar esse avanço significa ficar para trásm perder oportunidades de eficiência, agilidade e relevância.
A transformação digital capacita empresas a se adaptarem rapidamente às demandas do mercado, oferecendo vantagem estratégica. Estar atualizado nesse cenário dinâmico é crucial para o sucesso, pois permite aproveitar ao máximo as ferramentas e tendências que impulsionam o crescimento e a excelência operacional.
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De acordo com a Forrester, a adoção de documentos digitais subiu de 25% (antes da pandemia) para 54% (depois da pandemia) no Brasil. “Accelerate Digital Momentum And Transform Your Workplace With Digital Document Processes:A Spotlight on Brazil”.
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A pesquisa ainda evidenciou que, por meio da digitalização de documentos, o Brasil caminha para equiparar-se globalmente em termos de maturidade digital. Atualmente, 53% dos responsáveis pela tomada de decisões no país já adotam ferramentas digitais para a gestão de documentos em suas organizações.
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A tabela abaixo oferece um resumo da evolução da digitalização de documentos nos mais variados setores no Brasil ao longo dos últimos 5 anos.
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Quais são os problemas mais comuns da não digitalização?
Quais as vantagens da digitalização dos documentos?
A principal vantagem é a redução de custos
A digitalização de documentos proporciona uma significativa redução nos gastos associados a materiais e operações. Ao eliminar a necessidade de papel, impressão, pastas físicas e espaços de armazenamento dedicados, as organizações conseguem economizar consideravelmente em custos operacionais.
Além disso, o investimento inicial em tecnologias de digitalização pode ser compensado a longo prazo pelos benefícios em eficiência e economia. A transição para processos digitais não apenas contribui para a sustentabilidade ambiental, mas também representa uma estratégia financeiramente vantajosa, liberando recursos para serem direcionados a áreas mais estratégicas e essenciais para o crescimento da empresa.